§ 1 Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady funkcjonowania Centrum Organizacji Pozarządowych w Kielcach, zwanego dalej COP, w tym zasady korzystania z jego zasobów.

COP działa na podstawie umowy nieodpłatnego użyczenia na czas nieoznaczony podpisanej między Fundacją PEStka z siedzibą w Kielcach, ul. Marszałka Piłsudskiego 36/20, 25-431 Kielce, KRS: 0000419150, NIP: 6572907276, a Gminą Kielce, z siedzibą w Kielcach, ul. Rynek 1, 25-553 Kielce NIP: 6572617325.

Centrum Organizacji Pozarządowych jest jednym z działań projektu „Kielecko-Ostrowiecki Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej” realizowanego przez konsorcjum: Stowarzyszenie Integracja i Rozwój jako Lider Partnerstwa wraz z Partnerami – Fundacją PEStka oraz Lokalną Grupą Działania „Krzemienny Krąg”. Projekt jest dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027 (www.koowes.pl).

Nadzór nad działalnością COP sprawuje Fundacja PEStka zwana dalej podmiotem prowadzącym, a korzystający z COP zwani są dalej Użytkownikami. Bezpośrednio COP jest administrowany przez Kierownika COP.

Użytkownikami COP są:

• podmioty ekonomii społecznej, mające swoją siedzibę na terenie miasta Kielce lub działające na rzecz mieszkańców Kielc;
• osoby fizyczne - członkowie grup inicjatywnych zmierzających do utworzenia podmiotu ekonomii społecznej;
• członkowie ciał dialogu obywatelskiego;
• grupy samopomocowe/grupy wsparcia.

Każdy użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego regulaminu oraz w razie potrzeby wypełnienia i dostarczenia do kierownika COP niezbędnych dokumentów.

W ramach COP użytkownicy mogą skorzystać z następujących możliwości:

• korzystanie z sal konferencyjno-szkoleniowych - bezpłatne;
• stała rezydentura (pokój na wyłączność) - z dopłatą pokrywającą w części koszty bieżące funkcjonowania COP;
• udostępnienie adresu COP jako siedziby rejestrowej Użytkownika i/lub adresu korespondencyjnego - bezpłatne;
• tymczasowe przechowanie rzeczy użytkowników - bezpłatne;
• korzystanie ze sprzętu biurowego COP oraz biblioteczki – bezpłatne.

§ 2. Korzystanie z pomieszczeń konferencyjno-szkoleniowych

COP dysponuje następującymi przestrzeniami:

• sala żółta – dla grup maksymalnie 40 osobowych;
• sala niebieska – dla grup maksymalnie 20 osobowych;
• sala zielona – dla grup maksymalnie 20 osobowych;
• sala fioletowa – dla grup maksymalnie 20 osobowych.

Użytkownik jest zobowiązany do zweryfikowania dostępności pomieszczeń w dniu, który go interesuje. Dostępne terminy są uzupełniane na bieżąco na stronie copkielce.pl lub można też sprawdzić to telefonicznie lub e-mailowo kontaktując się z COP.

Po zweryfikowaniu dostępności sali Użytkownik wysyła zgłoszenie zapotrzebowania na odpowiednim formularzu, dostępnym na stronie copkielce.pl na minimum trzy dni przed planowaną datą, na adres wskazany w witrynie.

Pomieszczenia udostępniane są podczas godzin pracy COP. Korzystanie z pomieszczeń poza godzinami pracy COP jest możliwe w indywidualnych wypadkach wyłącznie za zgodą Kierownika COP. Użytkownik ma prawo odwołać zapotrzebowanie na udostępnienie pomieszczenia i zobowiązany jest do niezwłocznego zawiadomienia o tym pracowników COP poprzez e-mail lub telefonicznie.

Z przyczyn niezależnych od COP (np. nieprzewidziane awarie) uniemożliwiających skorzystanie z zamówionej Sali, Użytkownik jest niezwłocznie informowany o tym fakcie. Użytkownik zobowiązany jest do pozostawienia porządku w pomieszczeniach oraz przestrzegania zasad współżycia społecznego.

§ 3 Stała rezydentura (pomieszczenia na wyłączność)

COP dysponuje następującymi pomieszczeniami na wyłączność:

• Poziom 0 Pomieszczenie nr 0.8 o powierzchni 13 m2
• Poziom I Pomieszczenie nr 1.5 o powierzchni 15 m2
• Poziom II Pomieszczenie nr 2.1 o powierzchni 22 m2
• Poziom II Pomieszczenie nr 2.2 o powierzchni 18 m2
• Poziom II Pomieszczenie nr 2.3 o powierzchni 23 m2
• Poziom II Pomieszczenie nr 2.7 o powierzchni 14 m2
• Poziom III Pomieszczenie nr 3.3 o powierzchni 15 m2
• Poziom III Pomieszczenie nr 3.1 o powierzchni 18 m2
• Poziom III Pomieszczenie nr 3.5 o powierzchni 8 m2

Do powierzchni podstawowej pokoju dolicza się część metrażu przestrzeni użytkowanej wspólnie (korytarze, zaplecze kuchenne i sanitarne). Korzystanie na wyłączność z pomieszczeń możliwe jest wyłącznie przez podmiot posiadający osobowość prawną, po podpisaniu umowy pomiędzy Użytkownikiem, a podmiotem prowadzącym.

W ramach umowy Użytkownik zobowiązuje się ponosić część kosztów związanych z eksploatacją i użytkowaniem lokalu i części wspólnych budynku (w tym media, telefon, Internet, sprzątanie itp.) w zakresie niezbędnym do prowadzenia swojej działalności statutowej. Wysokość odpłatności za pomieszczenia określa osobny cennik dostępny w COP.

Organizacja dokonuje opłaty za koszty bieżące funkcjonowania COP na podstawie faktury wystawianej co miesiąc przez podmiot prowadzący. Kwota ta stanowi wkład własny finansowy do projektu „Kielecko-Ostrowiecki Ośrodek wsparcia Ekonomii Społecznej”.

Termin użyczenia pomieszczenia uzgadniany jest indywidualnie, jednak nie może przekroczyć daty 31.12.2028 r. Dopuszcza się dzielenie pomieszczenia na więcej niż jednego Użytkownika za zgodą podmiotu prowadzącego.

§ 4 Korzystanie z adresu rejestrowego i korespondencyjnego

Z tej formy wsparcia mogą korzystać zarówno grupy inicjatywne (przed rejestracją do KRS lub innej ewidencji) lub podmioty posiadające wpis do KRS lub innej ewidencji, chcący zmienić adres siedziby lub wskazać adres oddziału rejestrowego.

Użytkownicy zainteresowani tą formą wsparcia zgłaszają takie zapotrzebowanie osobiście w COP na odpowiednim formularzu dostępnym na stronie copkielce.pl. Zgłoszenia można również dokonać poprzez e-mail pod warunkiem dostarczenia do 7 dni oryginału do COP.

Podmiot lub grupa inicjatywna nie może wskazać adresu COP do rejestru KRS lub innego rejestru bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody podmiotu prowadzącego. Udostępnienie adresu rejestrowego i korespondencyjnego odbywa się na podstawie pozytywnego rozpatrzenia wniosku przez podmiot prowadzący, złożonego uprzednio przez Użytkownika.

Użytkownik korzystający z adresu w COP ma udostępnioną półkę dla swojej korespondencji. Za odbiór korespondencji jest odpowiedzialny Użytkownik. Formę informowania o korespondencji Użytkownik ustala bezpośrednio z pracownikiem COP. COP nie odpowiada za skutki prawne nieodebrania korespondencji w terminie ustawowym. Pracownicy COP nie odbierają przesyłek poleconych, jedynie pobierają AWIZO.

W przypadku braku kontaktu z Użytkownikiem w ciągu 3 miesięcy podmiot prowadzący ma prawo wypowiedzieć zgodę na udostępnienie adresu.

§ 5 Tymczasowe przechowanie rzeczy użytkowników

COP dysponuje ograniczoną liczbą szaf do tymczasowego przechowywania rzeczy Użytkowników - podmiotów posiadających osobowość prawną. Dostępność szaf oraz ilość i charakter rzeczy/przedmiotów powinny być uzgodnione indywidualnie z Kierownikiem COP. Maksymalny czas przechowywania ustalany jest indywidualnie. Po wygaśnięciu ustalonego terminu i bezskutecznym kontakcie z Użytkownikiem kierownik COP ma prawo usunąć zgromadzone przedmioty, a ewentualnymi kosztami utylizacji obciążyć Użytkownika.

§ 6 Korzystanie ze sprzętu biurowego COP oraz biblioteczki

Na terenie COP można skorzystać ze sprzętu komputerowego, kserokopiarki, rzutników, flipcharta oraz biblioteczki. Zapotrzebowanie na sprzęt należy zgłosić każdorazowo pracownikowi COP. Zabrania się samodzielnego instalowania oprogramowania na komputerach oraz wprowadzania zmian w konfiguracji.

W przypadku problemów technicznych należy niezwłocznie poinformować Kierownika COP. Zabrania się zapisywania na trwale haseł oraz plików na dysku (wyłącznie tymczasowo). Zaleca się korzystanie z pamięci zewnętrznej. Niedopuszczalne jest podejmowanie prób napraw sprzętu przez Użytkownika bez zgody Kierownika COP.

Po zakończeniu pracy Użytkownik ma obowiązek usunąć wszystkie pliki oraz wylogować się z kont. COP nie ponosi odpowiedzialności za pozostawione na dyskach dane. Istnieje możliwość użyczenia sprzętu na spotkanie odbywające się wyłącznie na terenie COP. Lista publikacji bibliotecznych dostępna jest na stronie copkielce.pl. W przypadku zagubienia publikacji Użytkownik ponosi opłatę w wysokości 50 zł za każdą pozycję.

§ 7 Pozostałe informacje

Na terenie COP można nieodpłatnie korzystać z zaplecza sanitarnego i socjalnego oraz ze sprzętu własnego po uzgodnieniu z personelem COP.Obowiązuje segregacja śmieci oraz zakaz palenia tytoniu, spożywania alkoholu i środków odurzających.

W budynku dostępny jest Automatyczny Defibrylator Zewnętrzny (AED). Na stronie copkielce.pl dostępna jest deklaracja dostępności. Budynek oraz teren wokół jest monitorowany. Przed budynkiem dostępny jest parking dla Użytkowników, w tym 1 stanowisko dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Zabrania się działań o charakterze partyjno-politycznym, religijnym bądź propagującym ideologie nietolerancji. Zasoby COP mogą być wykorzystywane wyłącznie na potrzeby danego Użytkownika (zakaz celów prywatnych). Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody.

Użytkownicy są zobowiązani do:

• przestrzegania przepisów porządkowych i zaleceń personelu;
• korzystania z zasobów z poszanowaniem zasad gospodarności;
• dbania o dobry stan mienia i jego należytego zabezpieczenia;
• oszczędnej gospodarki mediami (woda, prąd, ogrzewanie);
• przestrzegania przepisów BHP i PPOŻ.

Użytkownik przyjmuje odpowiedzialność materialną za sprzęt i pomieszczenia. W razie uszkodzenia zobowiązuje się do pokrycia strat. Użytkownikom łamiącym Regulamin może być odmówiona możliwość korzystania ze wsparcia COP. Pracownicy mają prawo nakazać opuszczenie terenu osobom utrudniającym funkcjonowanie Centrum.